تلفن گویا یا VOIP چیست؟

VOIP (انتقال صوت بر پایه پروتکل اینترنت) که با نام IP تلفنی نیز از آن یاد می شود، امکان استفاده از اینترنت و شبکه های کامپیوتری را برای مکالمات تلفنی فراهم می نماید.

در مقابل استفاده از خطوط تلفن سنتی ، VOIP از فن آوری دیجیتال استفاده می نماید.

پیشرفت شگفت انگیز فناوری در تلفنهای مبتنی بر IP با حذف مرزهای سنتی، دنیای جدیدی از ارتباطات را برای مدیران هوشمند سازمانها به ارمغان آورده است.

برای سازمانها و موسساتی دارای بیش از یک شعبه که نیاز به بیش از یک داخلی در خارج از مقر اصلی سازمان دارند، تکنولوژی VOIP قادر است ارتباط بین 100ها شعبه آنان را برقرار کند که هر کدام از این شعبات نیز خود برخوردار از یک سیستم مستقل تلفنی عادی یا بر بستر IP می باشند.

با سیستمهای VOIP دیگر فرقی بین پرسنل این شعبات با پرسنل دفتر مرکزی شرکت از لحاظ تماس گیرندگان نیست چراکه همه پرسنل در یک شبکه تلفنی پاسخگوی تماس گیرندگان خواهند بود.

whatisvoipآیا تا به حال با سازمانی تماس گرفته اید كه صدایی را بشنوید و از شما بخواهد عددی را از یك فهرست انتخاب كرده، وارد كنید یا بخوانید؟ در واقع شما با یك سیستم تلفن گویا ارتباط برقرار كرده اید. در هر موسسه چگونگی ارائه خدمات به مراجعین و داشتن سیستم‌های پاسخگویی به مشتریان، یكی از مهم‌ترین عوامل رضایت مشتریان و در نتیجه سودآوری و پیشرفت موسسه است. با توجه به گسترش خدمات تلفنی و استفاده آسان از تلفن برای عموم مردم، ارتباط تلفنی شاید اولین و مهم‌ترین راه ارتباط مردم با سازمان باشد. از این رو داشتن بخش روابط عمومی و پاسخگویی به مراجعین یكی از اساسی‌ترین نیازهای هر سازمان است و در بسیاری از مواقع نیروی انسانی بسیاری را درگیر می‌نماید.

به همین منظور سیستم‌هایی تحت عنوان تلفن گویا وارد بازار شدند كه این سیستم‌ها ابزاری برای برقراری ارتباط مستقیم و دریافت اطلاعات از یك مركز اطلاع رسانی می‌باشند كه با تجهیز سازمان به تلفن گویا، ارباب رجوع بدون نیاز به داشتن امکانات خاص، با در اختیار داشتن یك خط تلفن معمولی می تواند با این سیستم تماس گرفته و  اطلاعات لازم خود را كه قبلا در این سیستم برای آنها فراهم گردیده به صورت صوتی دریافت كند.

whatisvoip

صندوق صوتی امکان ثبت هر گونه پیغام به عنوان انتقاد، پیشنهاد و یا پرسش و پاسخ را فراهم می آورد، به طوری که پس از ثبت هر پیغام یک کد پیگیری به شخص اعلام می گردد و تماس گیرنده می تواند در آینده با وارد کردن شماره پیگیری خود پیغام مدیر و یا شخص ذیربط را بشنود. هر شخص یا واحد می تواند یک صندوق صوتی برای خود ایجاد نماید و در شرایط مختلف مانند ساعات غیر اداری، یا هنگامی که امکان پاسخگویی به تماس ها وجود ندارد، پیغام تماس گیرندگان را ضبط نموده تا در صورت نیاز پیگیری شوند. در این سیستم افراد بر حسب سطح دسترسی خود ( مدیر – کاربر ) می توانند با استفاده از نرم افزار تحت شبکه پیغامهای صندوق خود و یا سایر صندوق ها را بررسی و در صورت نیاز آنها را ارجاع دهند.
لازم به ذکر است که انجام کلیه امور مربوط به صندوق صوتی از قبیل گوش کردن پیغام ها، گذاشتن پاسخ و همچنین حذف و آرشیو آنها از طریق تلفن و بدون نیاز به کامپیوتر امکان پذیر است. همچنین امکان فعال کردن تنظیماتی از قبیل ارسال فکس یا پیغام دریافتی به ایمیل صاحب صندوق و یا اعلام دریافت پیغام جدید به صاحب صندوق از طریق SMS نیز وجود دارد. برخلاف سایر سیستمهای موجود، با توجه به ظرفیت هارد دیسکهای جدید عملا هیچ محدودیتی در ذخیره سازی پیغامهای صوتی وجود ندارد.

whatisvoip

نرم افزار تلفن گویای پیام آوران پیشتاز ، قادراست فایلهای Fax با فرمت PDF و TIF را ارسال نماید ، مدیر سیستم با مشخص نمودن فایلهای مورد نظر در سیستم اطلاع رسان خود ، می تواند فایلهای مربوطه را در صورت انتخاب توسط تماس گیرندگان برای آنها ارسال نماید. همچنین امکان ارسال فکس دسته ای برای لیستی از شماره‌ها نیز امکان پذیر می باشد. با استفاده از این نرم افزار، افراد می توانند فایلهای خود را در محیطهای مختلف آماده و به شماره های خاصی فکس نمایند.
همچنین امكان ارسال فكس‌های رسیده از طریق پست الكترونیكی و امكان انتقال فكس دریافتی از طریق شبكه نیز وجود دارد.
نرم افزار، محیطی را فراهم می کند که با ارسال هر نوع فایلی به پرینتر مجازی فکس سرور تلفن گویا ، بطور خودکار پنجره ارسال فکس بر روی صفحه ظاهر شده و با انتخاب شماره تلفن ها از دفتر تلفن فکس مورد نظر برای شماره خاص یا لیستی از شماره تلفن ها ارسال خواهد شد.